e-Office คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

e-Office หรือสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการปฏิบัติงานทั่วไปในงานประจำวันโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารในระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการทำงานต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกอย่างง่ายดายในการทำงานและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ได้แก่ การใช้อีเมล (E-mail) หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือการจัดหน้าเอกสารต่างๆ ด้วยไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) หรือไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) รวมทั้งการแก้ไขรูปภาพ หรือข้อความต่างๆ อย่างง่ายดาย โดยเรียกว่าเป็นการใช้ประโยชน์จากระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อาศัยโปรแกรมต่างๆ เหล่านี้ เพื่ออำนวยความสะดวกให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานนั่นเอง

ประโยชน์ของการทำงานแบบ e-Office มีอะไรบ้าง?
– การจัดการข้อมูลภายในองค์กรต่างๆ ทำให้พนักงานต่างๆ ในออฟฟิศสามารถรับรู้ข้อมูลข่าวสารต่างๆ หรือการดำเนินงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เรียกว่าระบบ Task หรือปฏิทินงาน ซึ่งเป็นการกำหนดผู้รับผิดชอบงาน และคอยติดตามผลการปฏิบัติงานได้อย่างง่ายดาย เรียกว่านอกจากจะสะดวกรวดเร็วแล้ว ยังเป็นการประหยัดทรัพยากรต่างๆ ภายในองค์กรได้อีกด้วย
– การจัดการข้อมูลต่างๆ ภายนอกองค์กร สามารถเรียกดูการติดต่อกับลูกค้า อย่างเช่น การเช็กอีเมล หรือ SMS รวมทั้งเอกสารการขาย หรือใบเสนอราคา ได้อย่างง่ายดายทำให้การทำงานราบรื่นไม่ติดขัดหรือสะดุด

ระบบการจัดการเอกสารของการทำงานแบบ e-Office มีอะไรบ้าง?
– การใช้ตารางอิเล็กทรอนิกส์
– การประมวลคำในเวิร์ด
– การเก็บข้อมูลต่างๆ
– การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ
– การนำเสนอผลงาน
– ระบบการประมวลภาพต่างๆ และการทำสำเนาในเอกสารต่างๆ
– หน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ

ระบบจัดการข่าวสารของการทำงานแบบ e-Office มีอะไรบ้าง?
– การส่งข่าวสารโดยอีเมลเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องรอเวลาส่ง จะส่งเมื่อใดก็ได้ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้นมาก
– กระดานข่าว ช่วยให้สามารถแสดงความคิดเห็นต่างๆ ได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ต
– บริการวอยซ์เมล เป็นการเก็บเสียงพูดของผู้ที่ติดต่อเข้ามาทางโทรศัพท์ ทำให้ไม่พลาดการติดต่อทุกเมื่อ
– ระบบการประชุมทางไกล ทั้งด้วยภาพ, เสียง และโทรศัพท์ภายใน

นอกจากนี้ยังมีระบบอื่นๆ อีกมากมายที่สำคัญสำหรับ e-Office ทั้งนี้ การใช้งานสิ่งเหล่านี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการอัพเดทเวอร์ชั่นให้เป็นปัจจุบันอยู่ตลอดเวลา เพื่อความสะดวกและตอบสนองการใช้งานของทุกๆ คนได้เป็นอย่างดีนั่นเอง

Comments